Todo projeto está sujeito a imprevistos que podem causar atrasos. Além disso, em um mundo dinâmico como o atual, dificilmente o que foi definido inicialmente em um plano de projeto será exatamente executado ao seu final. Se o projeto atrasou, a alternativa é lidar com estes fatores de forma consciente e objetiva.
Alguns motivos que levam um projeto a ter seu cronograma prejudicado são a mudança de especificação ou de equipe, mas isso também pode acontecer por falta de recursos ou até mesmo um erro durante o planejamento na estimativa do tempo e tarefas.
Um projeto pode atrasar também devido a fatores externos que não são controlados pela empresa. O importante para lidar com estas incertezas é acompanhar e monitorar o desenvolvimento do projeto visando identificar o quanto antes eventuais atrasos.
De acordo com pesquisa realizada pelo PMSurvey.org (2014), 69% das empresas apontam que problemas relacionados ao atraso de projetos ocorrem com frequência.
Problemas para cumprir prazos de projetos podem ser a causa de grandes frustrações, tanto para profissionais da área quanto para clientes. O que geralmente acontece é que os envolvidos se comprometem com um prazo durante o planejamento, com a expectativa de que não irão conseguir cumprir durante a execução.
Mas por que isso acontece? Será que é possível evitar esse desgaste? Confira agora 3 fatores que podem atrasar o cronograma do seu projeto:
Sabemos que projetos atrasam quando são planejados em uma data, mas são encerrados em uma data posterior à planejada. Os motivos pelos quais as etapas de execução ultrapassam as datas planejadas do cronograma são variados.
Eventualmente, projetos podem atrasar por fatores externos, que a equipe não tem controle. Porém, grande parte dos atrasos ocorrem devido a má condução do projeto. As 3 principais causas de atrasos em projetos são:
Muitos cronogramas de projetos são planejados sem considerar a correta alocação de pessoas às atividades.
Para quem trabalha com projetos arquitetônicos e decoração, ou até mesmo projetos administrativos talvez consiga visualizar este exemplo.
Quantas vezes você já recebeu cronogramas contendo somente as atividades, sem pessoas alocadas? Quantas vezes você já viu a mesma pessoa da organização alocada, durante o mesmo período, em mais de 2 projetos simultaneamente, sem a menor condição de cumprir sua alocação?
Alguns gestores alocam pessoas às atividades do cronograma sem perguntar a elas suas reais disponibilidades. Por exemplo, se uma pessoa possui somente disponibilidade de 4 horas por dia em um projeto, então a duração de uma atividade de 40 horas não será uma semana (8 horas x 5 dias úteis), e sim 2 semanas (4 horas x 10 dias úteis).
Desconsiderar essas informações é o suicídio do projeto em termos de cumprimento de prazos.
Requisitos são as necessidades do cliente que devem ser atendidas pelo projeto. Por exemplo, se um projeto é sobre um móvel feito sob medida, requisitos podem estar associados às funcionalidades do mesmo, características de desempenho e qualidade, por exemplo. A equipe do projeto deve fazer de tudo para colher os requisitos da melhor maneira possível.
Os requisitos são a base da definição do escopo do projeto. Se os requisitos estão imprecisos ou incompletos, é muito provável que o escopo também fique incompleto.
O problema de não ter requisitos é que, mais cedo ou mais tarde, eles acabam aparecendo.
E, quando esses novos requisitos aparecem, necessariamente o escopo aumenta e, consequentemente, o prazo do projeto para atender a esses requisitos também aumenta.
Existem projetos em que os requisitos são desconhecidos em detalhes nas etapas iniciais.
Uma forma aceitável de tratar essa situação é definir um escopo de alto nível (sem detalhamento), e fazer uma estimativa de prazos sem muita precisão no início. Essas informações devem estar bem esclarecidas junto ao cliente.
Quando o projeto evoluir e novas informações sobre requisitos ficarem disponíveis, as estimativas de prazos e o cronograma detalhado podem ser revistos continuamente.
E se o cliente insistir em uma estimativa e precisa de prazos do projeto mesmo, sem ter fornecido requisitos em nível de detalhe suficiente para que nós façamos nossa parte?
Bem, nesse caso, cabe explicar ao cliente que aqui vale a mesma regra do processamento de dados: se o cliente só consegue fornecer informações de baixa precisão sobre requisitos, então as estimativas também terão baixa precisão.
Por isso, caso esteja desenvolvendo um projeto para seu cliente, lidar com essa situação revisando continuamente as informações que surgem para atualizar tanto o cronograma quanto o planejamento geral do projeto, se faz necessário.
Todo projeto possui riscos. Riscos são incertezas, algo que pode ou não ocorrer. Caso os riscos ocorram, eles podem trazer impactos positivos ou negativos.
Riscos com impactos negativos são comumente chamados de ameaças. Os riscos dos projetos devem ser tratados de forma proativa. Ou seja, eles devem ser identificados antes de ocorrerem e devemos pensar em ações para reduzir as ameaças ou ações de contingência, para tratar deles caso ocorram.
Quando não fazemos a gestão dos riscos de um projeto, deixamos de agir de forma proativa e passamos a lidar com problemas à medida que ocorrem. Passamos ser apagadores de incêndio.
Lidar com problemas à medida que ocorrem não é uma boa prática, o que faz com seja gasto mais tempo do que agir, desde o princípio de forma proativa.
Você já sabe os fatores que podem atrasar o seu cronograma e saberá com certeza, lidar com os projetos futuros que lhe esperam lá na frente. Mas e os atuais que já estão atrasados devido a estes fatores? o que fazer?
Bem, se você já sabe que o projeto não terminará no prazo esperado pelo cliente, a última coisa que você deve fazer é esconder essa informação.
Ao fazer isto você corre o risco de manchar a sua reputação. por isso, seja sincero e aberto com seu cliente, mostre que mesmo com todas as adversidades você está comprometido com ele e deseja ajudá-lo.
Mas ninguém gosta de receber problema sem alternativas de solução, não é mesmo?
Logo, ao entrar em contato com o cliente para lhe avisar que, aquela estante linda que ele estava sonhando precisará de mais alguns dias para ficar pronta, reflita e elabore não apenas as causas do atraso no projeto, mas principalmente, quais as alternativas para minimizar os danos, bem como as consequências.
Para resolver a situação do atraso, existem diversas alternativas e a escolha da melhor, depende muito do projeto em questão. Qual é a principal restrição do projeto: é o prazo, ou será que existe alguma flexibilidade? Todo o escopo deve ser entregue naquele prazo?
O grau de qualidade de alguma entrega pode ser reduzido para reduzir o prazo das próximas entregas? Quais são os riscos? Às vezes, uma parte do escopo do projeto tem prioridade baixa para o cliente, aceitando simplesmente retirar essa parte.
Ou, então, parte do escopo pode ser entregue em um prazo estendido, desde que as prioridades definidas sejam entregue antes. Afinal, o contexto do projeto pode mudar e uma extensão do prazo pode não ser um problema.
O mais importante, é reportar ao cliente um dos marcos de monitoramento do projeto, o quanto antes, de forma que o cliente conheça as causas e alternativas, para que tenha a chance de fazer escolha ANTES que o final do projeto se aproxime.
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Acreditamos que não atrasar uma entrega é benéfico não apenas para nossos clientes mas para nós mesmos, uma vez que estamos sempre em movimento e nunca deixamos nenhum produto parado nos nossos estoques.
Nossa meta é sempre continuar inovando e crescendo cada vez mais. Venha agora mesmo fazer negócio com a gente e tenha certeza que o projeto que você sempre quis está aqui!
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